Apueste por su Intranet
Jueves, Diciembre 15th, 2011
Llevamos muchos años ayudando a nuestros clientes a crear y evolucionar sus plataformas de Intranet. A pesar de ello, se trata de un ámbito de desarrollo en el que seguimos detectado un gran potencial todavía por explotar.
Cualquier compañía que en los últimos años haya dado el paso de implantar algún sistema de gestión tipo ERP, su siguiente peldaño de manera natural debería ser la construcción de una Intranet. Más aun, cualquier empresa que gestione mínimamente sus procesos (es decir, todas), podrían optimizar notablemente algunos de sus operativas habituales gracias a este tipo de soluciones.
Una Intranet debe ser entendida como la plataforma transversal que conecta funcionalmente todos los sistemas de la empresa. Por ejemplo, si una compañía dispone de un ERP y un CRM y desarrolla unos informes con datos agregados de ambos sistemas, ¿cuál es el sitio natural para publicar dicha información? En la Intranet.
O por ejemplo, si una compañía desea proporcionar un frontal para que los clientes puedan consultar el estado de preparación de sus pedidos, ¿dónde se publicaría dicha información?: En la Intranet. O más formalmente, en lo que se denominaría la Extranet, aunque realmente la plataforma debe ser la misma, permitiendo el acceso a unos u otros usuarios a unos u otros módulos funcionales.
Y de igual manera es fácil imaginarse ejemplos en los que los departamentos de Recursos Humanos, Financiero, Administración, I+D, Logística, etc. necesitan herramientas para comunicarse con empleados, clientes o proveedores de manera controlada, pero sin darles acceso directamente a los sistemas de gestión de la compañía. Es decir, es deseable que nuestros empleados sean los que introduzcan directamente en el sistema sus vacaciones, pero hay que proporcionarles una herramienta para que puedan hacerlos sin darles acceso a nuestro Meta4.
La Intranet es, en definitiva, el lugar de enlace entre todos los sistemas de la empresa y entre todos las personas relacionadas con la misma. Sus funcionalidades no solapar a las de los propios sistemas específicamente diseñados para la gestión de cada área de la empresa. Al contrario, deben complementarlos ahí donde no llegan, proporcionando un contexto común para los procedimientos corporativos en los cuales la comunicación debe realizarse con más de uno de dichos sistemas, o con usuarios externos.
Y existe un prestación adicional fundamental, y es que una Intranet nos proporciona el sitio natural para realizar la Gestión Documental de todos las comunicaciones que habitualmente acompaña a dichos procedimientos, Pudiendo gestionar los ficheros y documentación de una manera óptima. Es decir, una aproximación cualitativamente mejor en comparativa con el uso de carpetas compartidas en red y el intercambio de emails.
En definitiva, en el momento en que requiera realizar algún desarrollo software para cubrir alguna necesidad en su empresa, plantéese aprovechar el proyecto para instalar una plataforma de Intranet y desplegar sobre la misma su aplicación, ya que es la decisión estratégica adecuada:
- El coste es menor: dado que el equipo de programación puede hacer uso de funcionalidades, servicios y APIs de la propia plataforma de la intranet.
- La plataforma es única, permitiendo un control sencillo de los accesos y privilegios que se conceden a cada usuario, permitiendo de esta manera dotar de acceso controlado a empleados, colaboradores eventuales, socios, clientes, proveedores, etc.
- El acceso es vía web: el usuario simplemente requiere de un navegador web para conectarse. Esto implica que las actualizaciones de versión del software son sencillas, no requiriéndose ser instaladas en decenas de equipos.
- Los usuarios pueden acceder remotamente sin necesidad de estar en la compañía y pudiendo evitar el uso de VPNs o similar.
- Se establece un lugar único donde encontrar toda la información
- Permite combinar e integrar procedimientos que se comunican con más de uno de los sistema de gestión de la compañía
- Permite complementar dichos procedimientos con una Gestión Documental asociada
De igual manera, si usted ya dispone de una, apueste por su Intranet.
Imagen: jscreationzs / FreeDigitalPhotos.net
